Kiekviena įmonė prasideda nuo paprastumo. Klientų sąrašas vienoje lentelėje, užsakymai kitoje, susitikimai kalendoriuje. Kurį laiką tai veikia puikiai. Tačiau ateina momentas, kai šis paprastumas tampa grandine, stabdančia augimą.
Kaip atpažinti, kad tas momentas jau atėjo? Štai ženklai, kuriuos pastebi daugelis verslininkų prieš priimdami sprendimą įsigyti CRM valdymo sistema.
Informacija pasimeta tarp žmonių
Klientas skambina ir klausia dėl pasiūlymo, kurį gavo praėjusią savaitę. Pardavėjas, kuris tą pasiūlymą siuntė, šiandien nedarbe. Kolega bando padėti, tačiau neturi jokios informacijos. Klientas nusivilia, sandoris žlunga.
Tokios situacijos rodo, kad informacija gyvena atskirų žmonių galvose ar asmeniniuose užrašuose, o ne bendroje sistemoje. Kai vienas darbuotojas serga, išeina atostogų ar palieka įmonę, kartu dingsta ir jo žinios apie klientus.
Niekas tiksliai nežino, kiek pardavimų „vamzdyne”
Vadovas klausia: kiek sandorių šiuo metu deramės? Kokia tikimybė, kad jie užsidarys šį mėnesį? Kiek pajamų galime tikėtis kitą ketvirtį?
Jei atsakymai į šiuos klausimus reikalauja kelių valandų skaičiuoklių žvalgybos arba ateina kaip apytiksliai spėjimai, trūksta aiškumo. O be aiškumo neįmanoma planuoti nei finansų, nei žmogiškųjų išteklių.
Klientai kartoja savo istoriją kiekvieną kartą
Žmogus skambina trečią kartą per mėnesį ta pačia problema. Kiekvieną kartą jis turi viską pasakoti iš naujo, nes niekas neužfiksavo ankstesnių pokalbių. Tai erzina klientą ir kuria įspūdį, kad įmonei jis nerūpi.
Gera sistema leidžia bet kuriam darbuotojui matyti visą bendravimo istoriją. Skambinantysis iš karto jaučia, kad yra pažįstamas ir vertinamas.
Svarbūs terminai praleidžiami
Reikėjo paskambinti klientui po savaitės, bet niekas nepriminė. Sutarties pratęsimas artėja, tačiau apie tai sužinota per vėlai. Potencialus pirkėjas prašė atsiųsti informaciją, bet užklupo kiti reikalai ir užmiršo.
Kai viskas laikoma galvoje ar lipniuose lapeliuose, praradimai neišvengiami. Žmogaus atmintis nėra patikimas verslo įrankis.
Ataskaitos kuriamos rankiniu būdu
Penktadienis, mėnesio pabaiga. Vadovas prašo pardavimų ataskaitos. Prasideda chaosas: duomenys renkami iš skirtingų šaltinių, kopijuojami į bendrą failą, formatuojami, tikrinami. Procesas užima pusę dienos, o rezultatas vis tiek kelia abejonių dėl tikslumo.
Automatizuotos ataskaitos turėtų būti norma, ne prabanga. Laikas, sugaištas rankiniams skaičiavimams, galėtų būti skirtas pardavimams ar klientų aptarnavimui.
Augimas kelia chaosą, o ne džiaugsmą
Nauja sutartis, naujas klientas, naujas darbuotojas. Teoriškai tai geros naujienos. Tačiau praktiškai kiekvienas augimo žingsnis prideda daugiau netvarkos. Daugiau informacijos, kuri kažkur pasimeta. Daugiau žmonių, kurie nesinchronizuoti. Daugiau klaidų, kurios kainuoja pinigus ir reputaciją.
Jei augimas kelia stresą vietoj entuziazmo, infrastruktūra neatitinka ambicijų.
Jaučiate, kad komanda galėtų daugiau
Turite gerus žmones. Jie stengiasi, dirba ilgai, rūpinasi klientais. Tačiau kažkas stabdo. Per daug laiko eina administravimui vietoj tikro darbo. Per daug energijos švaistoma ieškant informacijos, kuri turėtų būti po ranka.
Tai dažnai subtiliausias, bet svarbiausias ženklas. Potencialas, kuris lieka neišnaudotas dėl netinkamų įrankių.
Ką daryti atpažinus šiuos ženklus
Pirmas žingsnis nėra skubėti pirkti pirmą pasitaikiusią sistemą. Verčiau pradėti nuo klausimų: kokias konkrečias problemas norime išspręsti? Kiek žmonių naudosis sistema? Kokius procesus norime automatizuoti?
Turint aiškius atsakymus, lengviau vertinti skirtingus sprendimus ir pasirinkti tą, kuris tikrai atitinka įmonės poreikius. Gera sistema turėtų augti kartu su verslu, o ne reikalauti keitimo po poros metų.
Tinkamas momentas pokyčiams yra tada, kai problema jau jaučiama, bet dar netapo krize. Laukti, kol viskas „užsidegs”, reiškia priimti sprendimus skubotai ir dažnai brangiau.
